We vinden het belangrijk dat onze vrijwilligers met vertrouwen en plezier hun werk kunnen doen. Daarom investeren we in een goede begeleiding, ruimte voor ontwikkeling en een veilige werkomgeving. Zo kunnen zij onze gasten op een betrokken en deskundige manier ondersteunen.

Dit vrijwilligersbeleid sluit aan bij de missie en visie van Stichting Westerlicht Zeeland en bij de uitgangspunten van IPSO, het landelijke netwerk van centra voor leven met en na kanker.

We evalueren het beleid regelmatig en passen het aan wanneer ontwikkelingen binnen onze organisatie of nieuwe inzichten daarom vragen.

Onze vrijwilligers sluiten aan bij wat onze gasten nodig hebben. Zij bieden een luisterend oor, tonen oprechte belangstelling en hebben respect voor ieders verhaal, keuzes en grenzen. Daarbij kijken we niet naar de ziekte, maar naar de mens.

Vrijwilligers zijn een waardevolle aanvulling op de professionele zorg, maar nemen die rol niet over. Waar nodig zoeken we samen met onze gasten naar passende ondersteuning of verwijzen we door naar een zorgprofessional.

We geloven dat iedereen vanuit zijn of haar eigen talenten iets kan betekenen voor een ander. Daarom bieden we onze vrijwilligers de ruimte om hun kwaliteiten in te zetten en samen te bouwen aan een organisatie waarin aandacht, respect en gelijkwaardigheid centraal staan.

Onze vrijwilligers vervullen verschillende rollen binnen Westerlicht. Zij ontvangen onze gasten, begeleiden activiteiten, ondersteunen bij bijeenkomsten en leveren een bijdrage aan communicatie, fondsenwerving en administratie.

Ons bestuur bestaat ook uit betrokken vrijwilligers. Zij vervullen een andere rol, zoals penningmeester, secretaris, voorzitter of algemeen bestuurslid.

Van onze vrijwilligers verwachten we een betrokken, respectvolle en professionele houding. Zij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, respecteren de privacy van onze gasten en houden zich aan de gemaakte afspraken en procedures die binnen Westerlicht gelden.

Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden via onze website, het algemene telefoonnummer, onze sociale media of via een van onze vrijwilligers. Ook tijdens activiteiten, bijeenkomsten of via samenwerkingspartners maken nieuwe vrijwilligers vaak voor het eerst kennis met Westerlicht.

Na een aanmelding volgt een kennismakingsgesprek met de coördinator. Tijdens dit gesprek maken we kennis met elkaar en bespreken we de motivatie, verwachtingen, interesses en mogelijkheden van de kandidaat. Samen bekijken we welke werkzaamheden het beste aansluiten bij de wensen van de vrijwilliger én bij de behoeften van Westerlicht.

Wanneer we allebei vertrouwen hebben in een goede samenwerking, leggen we de afspraken vast in een vrijwilligersovereenkomst. Zodra de overeenkomst door beide partijen is ondertekend, start het inwerktraject. Nieuwe vrijwilligers maken kennis met onze organisatie, de werkwijze en hun werkzaamheden, zodat zij goed voorbereid aan de slag kunnen.

Alle vrijwilligers volgen de basistraining Gastvrouw/Gastheer van IPSO. Deze training maakt deel uit van het inwerktraject en biedt een gezamenlijke basis voor het ontvangen en begeleiden van onze gasten.

Nieuwe vrijwilligers krijgen een zorgvuldig inwerktraject. Tijdens deze periode maken zij kennis met onze organisatie, de werkwijze, hun werkzaamheden en de andere vrijwilligers. Zo zorgen we ervoor dat zij zich snel thuis voelen binnen Westerlicht.

Ook na het inwerken blijven we onze vrijwilligers begeleiden. Wanneer vragen of knelpunten ontstaan, kunnen zij altijd terecht bij de coördinator. Het contact met onze gasten kan soms emotioneel of ingrijpend zijn. Daarom is er ook ruimte om binnen de teams ervaringen te bespreken en, wanneer nodig, extra ondersteuning te bieden.

We vinden het belangrijk dat iedereen zich veilig voelt. Daarom accepteren we geen discriminatie, pesten, intimidatie, agressie of andere vormen van grensoverschrijdend gedrag.

Vrijwilligers kunnen met vragen, zorgen of dilemma's terecht bij de coördinator. Wanneer zij behoefte hebben aan een vertrouwelijk gesprek of een situatie liever niet met de coördinator bespreken, kunnen zij contact opnemen met de interne of externe vertrouwenspersoon.

Interne vertrouwenspersoon • Naam: Jan Bergen • E-mailadres: berglang2@gmail.com • Telefoonnummer: 06-21290469

Externe vertrouwenspersoon • Naam: Marian Taalman • E-mailadres: taalman@zeelandnet.nl • Telefoonnummer: 06-38541390

Iedere vrijwilliger overlegt vóór de start van de werkzaamheden een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Wanneer een vrijwilliger kosten maakt voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk, worden deze vooraf afgestemd met de coördinator. Declaraties worden ingediend volgens de declaratieprocedure van Westerlicht en, indien van toepassing, voorzien van de benodigde bewijsstukken.

Onze vrijwilligers zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van declaraties en de bijbehorende bewijsstukken We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie van onze gasten, vrijwilligers en samenwerkingspartners. Daarbij handelen we volgens de geldende privacywetgeving.

Wanneer een vrijwilliger verhinderd is of een gemaakte afspraak niet kan nakomen, vragen we dit zo snel mogelijk te melden aan de coördinator. Zo kunnen we, waar nodig, tijdig voor vervanging zorgen.

We verwachten dat onze vrijwilligers zorgvuldig omgaan met de materialen en eigendommen van Westerlicht en deze na gebruik netjes achterlaten of terugbrengen.

Door deze afspraken na te leven, zorgen we samen voor een betrouwbare organisatie waarin onze vrijwilligers en gasten op elkaar kunnen rekenen.

Bij de evaluatie betrekken we onze vrijwilligers, de coördinator en het bestuur. Hun ervaringen en inzichten helpen ons om het beleid actueel te houden en verder te verbeteren. Ook ontwikkelingen binnen IPSO en veranderingen in wet- en regelgeving nemen we hierin mee.

Door ons vrijwilligersbeleid regelmatig te evalueren, blijft het aansluiten bij de behoeften van onze vrijwilligers, onze gasten en onze organisatie. Dit vrijwilligersbeleid biedt richting aan de manier waarop we met onze vrijwilligers samenwerken. Zo blijven we bouwen aan een betrokken, professionele en toekomstbestendige vrijwilligersorganisatie.

Het kan voorkomen dat een vrijwilliger besluit zijn of haar werkzaamheden bij Westerlicht te beëindigen. Ook wij kunnen besluiten de samenwerking te beëindigen. In beide situaties vinden we het belangrijk dat dit zorgvuldig, respectvol en in goed overleg gebeurt.

Wanneer een vrijwilliger wil stoppen, vragen we dit tijdig te bespreken met de coördinator. Zo kunnen lopende werkzaamheden goed worden overgedragen en kunnen we, waar nodig, tijdig zorgen voor een passende opvolging.

Wanneer wij besluiten de samenwerking te beëindigen, gaan we hierover altijd eerst in gesprek met de betreffende vrijwilliger. We leggen uit waarom dit besluit wordt genomen en zorgen voor een zorgvuldige afronding van de samenwerking.

Bij het beëindigen van het vrijwilligerswerk voeren we, waar mogelijk, een exitgesprek. Dit gesprek biedt ruimte om terug te kijken op de samenwerking, ervaringen uit te wisselen en eventuele verbeterpunten met ons te delen. De uitkomsten gebruiken we om onze organisatie en de begeleiding van vrijwilligers verder te verbeteren.

We zijn dankbaar voor de inzet van iedere vrijwilliger. Iedere bijdrage, groot of klein, helpt ons om onze gasten de aandacht en ondersteuning te bieden die zij verdienen.

Heb je vragen over dit vrijwilligersbeleid? Neem dan gerust contact met ons op.

Stichting Westerlicht Zeeland
E-mail: info@westerlicht.nl
Telefoon: +31 (0)6 15 87 88 69